Ycabbe

Ycabbe est un cabinet comptable créé en 2022 et qui est spécialisé dans l’accompagnement des entreprises du secteur du e-commerce et des start-ups. Avec pour objectif de se libérer un maximum de temps sur la saisie pour le consacrer aux conseils et à l’accompagnement des clients, le cabinet fait le choix dès novembre 2023 de travailler avec Klafuti et de faire partie des premiers utilisateurs. Ycabbe a pu constater des gains de temps significatifs dans la gestion des transactions financières de ses clients, grâce à l’intégration des connecteurs PayPal, Stripe et Gocardless proposés par Klafuti.

Avant Klafuti : une tenue comptable compliquée, des risques d’erreur importants

La nature des clients du cabinet, souvent orienté vente en ligne, implique l’utilisation de multiples solutions de paiement en ligne : Stripe, PayPal, Gocardless, Alma…

Si cette diversité est une force pour le client, en lui permettant de toucher une large clientèle, elle induit une complexité dans la tenue comptable. Chacun de ces outils a ses spécificités, et aucun ne propose directement un export au format FEC.
Pour traiter ces flux le cabinet a d’abord mis en place un traitement manuel avec Excel, des formules et des macros. Cette approche est déjà un progrès par rapport à une ressaisie manuelle des flux néanmoins elle avait des inconvénients :

• temps de développement initial important : les développements dans Excel requièrent du temps et le retour sur investissement ne se fait qu’après plusieurs mois ou années.
• maintenance importante et complexe : il est nécessaire de régulièrement mettre à jour les formules et les macros pour tenir compte des évolutions des outils (paiement en plusieurs fois, blocage préventifs des fonds en cas de litiges…)
• résilience du cabinet : en cas de congés, d’absence ou de départ du référent sur les macros, les autres personnes du cabinet ne sont pas forcément en mesure d’utiliser ou de mettre à jour les fichiers. flux toujours manuel : il est toujours nécessaire de récupérer un export du fichier depuis Stirpe ou PayPal, soit depuis ses accès soit en demandant au client.

Le cabinet a même eu une mauvaise surprise lors du passage à la nouvelle génération d’ordinateurs Apple “silicon” (avec des puces M1, M2…) : en raison de modifications techniques importantes dans les Macbook (passage aux puces M1, M2…), plusieurs macros Excel ont cessé de fonctionner.

Ces difficultés ont conduit le cabinet à tester Klafuti et à le comparer à leur approche.

Avec Klafuti : 80% de temps gagné, pas de macro à maintenir

Le cabinet a d’abord concentré ses tests sur les connecteurs PayPal et Stripe, en mettant en place une connexion API directe avec les outils des clients. Grâce à ces connecteurs, Klafuti résout les principaux problèmes rencontrés par Ycabbe :

• les développements et la maintenance sont assurés par Klafuti : le cabinet doit juste configurer une fois son plan comptable
• le cabinet est plus résilient : l’exécution et le suivi des connecteurs peut être réalisé par n’importe quel collaborateur du cabinet, à travers une interface simple et ergonomique
• le flux est automatisé : plus besoin de se connecter à chaque plateforme tierce ou à demander un export au client, tout est centralisé dans Klafuti et disponible en quelques clics.

La saisie des transactions est 80% plus rapide qu’avant, et offre une visibilité accrue sur l’ensemble des mouvements financiers. La personnalisation des libellés a joué un rôle crucial en donnant du sens aux écritures, surtout dans des situations plus complexes telles que les litiges clients ou les frais additionnels appliqués par Stripe ou Paypal. Le cabinet a choisi de générer et d’exporter ses écritures au format FEC quand il le souhaite, afin de rester indépendant de son outil comptable (et pouvoir plus facilement en changer à l’avenir).

Le connecteur Stripe de Klafuti permet également le lettrage du compte 517, permettant au cabinet de vérifier les virements émis et de lier chaque étape de la vente de manière transparente. Désormais, l’équipe d’Ycabbe peut suivre de près chaque facture client, chaque paiement effectué sur Stripe, jusqu’au versement sur le compte bancaire principal de l’entreprise.

Déploiement de Klafuti sur les autres dossiers

Après cette première phase de test, Ycabbe est convaincu de la solution et déploie les outils de Klafuti sur de nouveaux dossiers et de nouveaux connecteurs : Alma, Qonto, Gocardless…

Le modèle économique proposé par Klafuti est également un élément qui a rassuré :

“Nous payons un abonnement annuel à tarif fixe, peu importe le nombre d’écritures comptables générées ou la complexité de notre configuration. Nous connaissons à l’avance le coût, et évitons les mauvaises surprises. Nous avons aussi arrêté de nous poser la question sur l’opportunité de mettre en place un connecteur sur un petit dossier : même si le connecteur traite peu d’écritures, il est intéressant de le mettre en place, car cela n’engendre pas de frais supplémentaires.”

Enfin, la réactivité de Klafuti pour délivrer de nouveaux connecteurs ou apporter de nouvelles fonctionnalités est soulignée :

“Nous avions demandé à Klafuti d’étudier le développement des connecteurs Alma et Gocardless. Deux semaines après, les connecteurs étaient disponibles sur la plateforme en mode bêta ! Leur support est réactif, les équipes sont transparentes et les engagements sont tenus.”